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Ad.Ops, em busca do aprimoramento…

Ad.Ops, em busca do aprimoramento…

Em busca do constante aprimoramento do processo produtivo, buscamos conceitos e soluções aplicadas em outros mercados para o mundo de Ad.Ops.

Falamos de um mercado muito específico, onde tudo acontece na prática, sem grandes embasamentos teóricos. Como já comentamos em outro post, não existem profissionais com formação específica para o nosso mercado, muito menos conceitos e teorias bem estruturadas para o mesmo. Por isso, o melhor caminho é buscar essa bagagem em outros meios até a consolidação e maior profissionalização do mercado de Ad.Ops.

Falando sobre a parte gerencial, dentre as diversas metodologias de gestão pesquisada, a que aparentou ter uma maior convergência e ao mesmo tempo flexibilidade para adaptar-se ao nosso mundo foi o KANBAN (http://pt.wikipedia.org/wiki/Kanban).

O que é KANBAN?

O Sistema KANBAN foi desenvolvido a partir do conceito simples de aplicação da gestão visual no controle de produção e estoques (“Kanban” significa “cartão visual” em japonês) com a função primordial de viabilizar a produção “Just in Time”.

O método Kanban foi inicialmente aplicado em empresas japonesas de fabricação em série e está estreitamente ligado ao conceito de “just in time”. A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série.

O Sistema KANBAN, embora não seja algo novo (as primeiras implementações no Brasil datam das décadas de 80 e 90), vem sendo muito difundido e utilizado na indústria brasileiras nos últimos anos, e mais recentemente tem sido implementado com sucesso também na indústria de softwares.

Ao conversar com especialistas da metodologia, muitos ficaram surpresos com a ideia de aplicar o Kanban nos processos de gestão de trafego de Ad.Ops. O espanto se deu em diversos casos pela complexidade do nosso mercado e as necessidades de customização para que seja possível colher os frutos da boa aplicação do método.

Para o nosso mercado o maior valor desse sistema não está tão ligado ao just in time e a produção enxuta, sem estoques. Uma vez que não trabalhamos necessariamente com isso. Mas o maior benefício envolve a produção controlada, rápida e transparente.

Analisando o mundo de Ad.Ops, podemos apontar algumas DIFICULDADES como:

Falta de previsão da demanda

Diferente da construção de um software ou até mesmo uma produção fabril, onde os pedidos normalmente são planejados e existe uma meta pré-determinada no início do processo, é praticamente impossível prever com grande antecedência as demandas provenientes do cliente. Uma realidade já conhecida do nosso mercado que não pode ser ignorada.

Qualidade e complexidade da demanda variável

O envolvimento de terceiros nas diversas etapas do processo não garante a qualidade ideal nas informações e material recebidos, por isso em muitos casos existem atrasos ou correções não planejados que podem impactar todo o processo.
Além da qualidade existe a questão de complexidade das tarefas que possuem uma variável significativa que pode impactar os recursos alocados para correta execução.

Manutenção da velocidade de produção

Com toda certeza a variação da velocidade de produção é uma das grandes causas pelos famosos gargalos na produção. Naturalmente quando existe uma baixa demanda para os recursos disponíveis a velocidade de execução tende a ser menor, em um momento de maior conforto para os envolvidos. Porém, como a demanda não é previsível, em horas de pico a tendência é o acumulo de tarefas que ainda não foram executadas (pela redução no ritmo) com a chegada das novas.

Por isso é fundamental zelar pelo ritmo constante na produção, que pode reduzir os gargalos e facilita a organização e distribuição da demanda.

Conscientização dos envolvidos sobre a cultura necessária

Independente da área de atuação, uma coisa é certa, a utilização do Kanban exige uma reestruturação processual, técnica e cultural de toda equipe envolvida. Por isso, não estamos falando de nada à curto prazo.

Para que tudo aconteça é necessário que todos os envolvidos, comprem a ideia.

Para aplicação da metodologia em Ad.Ops é necessário o cumprimento de algumas PREMISSAS:

Equipe multidisciplinar

Para o maior aproveitamento da equipe em todas as etapas dos processos, conforme as necessidades demandadas é necessário não ter uma equipe formada apenas por especialistas. Apesar da melhor produção em pontos específicos, a variação da demanda exige que todos os envolvidos possam ser alocados ao longo da cadeia produtiva conforme necessidade.

Sistemas de controle rígido

Como o próprio nome já diz, o KANBAN tem seu conceito fundado no controle visual, por isso é necessário que todos tenham a informação disponibilizada de forma clara e rápida. Os controles de produção não podem deixar de ser atualizados e de difícil entendimento. Não podem ser apenas uma tarefa complementar e sim parte fundamental para o sucesso da cadeia.

Pessoas dedicadas para organização

É necessário que existam pessoas que zelem pela organização das tarefas. Sejam pessoas dedicadas ou alguns responsáveis com tarefas prioritárias, o processo de análise, organização e distribuição seja feita constantemente. Deixar de organizar, simplesmente seguindo o fluxo natural, inviabilizará os benefícios do processo.

Controle das exceções

Elas sempre existirão. Sabemos que não é possível controlar emergências ou urgências, mas é necessário um critério claro para isso. Há espaço para atender demandas específicas sem burlar todo processo, mas isso precisa acontecer de forma controlada. Como dizem “Quando tudo é exceção, nada é exceção”.

OK. Mas quais serão os GANHOS REAIS com a aplicação dessa metodologia na sua operação?

Posso listar alguns pontos:

Tempo de produção

Melhora no tempo de produção. Com os processos estruturados e a demanda organiza a tendência é que tudo aconteça de forma mais rápida.

Equilíbrio na distribuição da demanda na equipe

Com a velocidade de produção controlada a tendência é que um trabalho bem feito pelo gestor na distribuição da equipe tenha efeitos imediatos. Com a quantidade de recursos ideal para o atendimento da demanda a produção de cada membro tende a ser mais igualitária, sem grandes gaps já conhecidos na maioria das equipes.

Melhor distribuição dos recursos (Quem faz o que?)

Com uma etapa analítica antes da execução é possível distribuir a demanda de forma inteligente. Não só a quantidade como também a complexidade da tarefa, levando em consideração o conhecimento de cada recurso disponível  Com isso é possível respeitar a evolução de cada membro da equipe, com a tarefa certa no momento certo.

Aumento na qualidade

Velocidade controlada, produção organizada e processos respeitados garantem mais qualidade em toda cadeia. Evitando erros e garantindo a felicidade do cliente.

 

Não é um processo simples de ser implementado. Tão pouco rápido, porém os benefícios são perceptíveis a cada etapa conquistada. Com certeza estamos falando de mais uma ferramenta que ajudará na difícil gestão do dia a dia de Ad.Ops.

About Bruno Borges

Formado em Comunicação Social com ênfase em Marketing pela ESPM e MBA em Gestão Empresarial e Inovação Tecnologica. Atua no mercado online desde 2003. Com passagem por empresas como Predicta e Terra, atualmente é Gerente de Marketing Digital do Groupon. Co-fundador dos sites www.vozdoestadio.com.br e www.digitalking.com.br.

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